上海应翔资产经营有限公司

档案管理细则

（试行）

为提高公司档案工作水平，充分发挥档案在公司治理、改制重组和企业文化建设等方面的作用，根据《上海应用技术大学档案工作条例》上应档〔2019〕2 号、《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1992]20 号等文件精神，结合公司工作实际，特制定本细则。

一、公司档案的定义

公司档案是指公司董事会、党政班子、经营、科研以及其他各项活动中直接形成的对公司及各子公司有保存价值的各种文档、图片、实物、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

二、公司档案工作的机构与人员设置

公司档案工作接受上海应用技术大学档案馆的业务指导、监督和检查。公司档案工作由办公室负责，并由1名办公室工作人员兼职管理公司档案室和具体档案工作。公司本部各部门负责人及下属全资公司的主要领导为本部门档案工作的第一责任人，公司本部各部门和下属全资公司须指定1名职工为兼职档案员，具体负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

三、公司档案室的建设要求

公司档案室是永久保存和提供利用档案信息资源的场所，参考《上海应用技术大学档案库房安全保密制度》的要求，档案室应具备符合永久保存档案的库房条件，配备必要的装具、设施，符合防潮、防火、防盗、防有害生物的要求，确保档案的完整与安全。

    四、档案立卷归档主要内容及保管期限

归档内容包括但不限于：

1、上级对公司（含下属全资公司）工作的文件

2、公司向各级领导及部门的请示及批复

3、公司（含下属全资公司）的计划、总结及报告

4、公司（含下属全资公司）的统计年报表

5、公司（含下属全资公司）工作的党政联席会等会议记录

6、公司董监高人事变动材料

7、公司董事会文件材料

8、公司年度财务报告、审计报告

9、公司签订的合同、协议等

 10、公司国资保值增值预算、决算指标

 11、公司党务、教代会、工会工作

 12、公司（含下属全资公司）管理制度

 13、公司新录用人员的人事档案

 14、各类先进的材料

 15、工程建设有关的工程资料、项目合同、工程图纸等。

档案立卷和分类编号方法参考《上海应用技术大学档案立卷工作的要求和方法》执行，保管期限分为永久、长期和短期3个期限。

五、档案移交时间

公司档案按照自然年度归档。每年3月31日前，本部各部门和下属全资公司把应归档的各类文档、图片、实物、声像等整理完毕，向公司档案室移交。每年5月30日前，公司移交应提交给上海应用技术大学档案馆的档案。

六、 档案级别的划分

档案等级划分机密文件和普通文件两级，涉密文件的界定须经分管办公室的公司领导审批，涉密文件须强化保管。       

七、各部门及下属全资公司自行存档的工作要求

各部门及下属全资公司应在日常工作过程中应注重及时进行文件归档，例如会议纪要、业务函件、租赁商户信息、客户业务信息、招投标文书、销售报表等。此类归档文件须妥善保存在各部门及下属全资公司的办公室。

八、档案调阅管理

调阅档案要履行调阅手续，填写《档案调阅单》，审批通过后，在填写《档案调阅记录》后方可进入档案室查阅或调阅资料。调阅“加密”的文件档案，须公司兼职档案管理人员、办公室主任和分管办公室的公司领导三级签字确认。

九、本管理细则由公司办公室解释，自发布之日起执行。

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